Η νομική διαδικασία είναι γεμάτη κινδύνους και μπορεί να κοστίσει γρήγορα σε χρόνο και χρήμα.
Πώς ελαχιστοποιείτε τον κίνδυνο αυτό, τον χρόνο και το χρήμα που επενδύετε και μεγιστοποιείτε τη βασική γραμμή σας;

«Θα ήταν χρήσιμο εάν υπήρχαν συστήματα για την απόρριψη ανεπιθύμητων στοιχείων. Μέρος της αιτίας που η ηλεκτρονική ανακάλυψη είναι τόσο ακριβή είναι γιατί οι εταιρείες έχουν τόσα πολλά δεδομένα που δεν εξυπηρετούν κάποια επιχειρηματική ανάγκη… Οι εταιρείες θα συνειδητοποιήσουν ότι είναι σημαντικό να υποβάλλουν σε έλεγχο τη διακυβέρνηση πληροφοριών για να ξεφορτωθούν τα δεδομένα για τα οποία δεν υπάρχει επιχειρηματική ανάγκη… κατά τρόπους που θα βελτιώσουν τη βασική γραμμή της εταιρείας.»

— Ο Αξιότιμος Andrew J. Peck
Πηγή: EDRM (edrm.net)

Η FileFacets για τη Νομική πτυχή

Η FileFacets παρέχει την πλατφόρμα και τη μεθοδολογία για την επίλυση ενός αριθμού προκλήσεων που σχετίζονται με τα δεδομένα και που αντιμετωπίζουν οι νομικοί επαγγελματίες και οι πελάτες τους. Με χρόνια εμπειρίας στη διακυβέρνηση πληροφοριών, η FileFacets παρέχει τα εργαλεία για την απόκτηση δεδομένων και τον εντοπισμό και την επεξεργασία δεδομένων σε πολλαπλές πηγές.

Η FileFacets βρίσκεται στην αριστερή πλευρά του Ηλεκτρονικού Μοντέλου Αναφοράς Ανακάλυψης (EDRM, Electronic Discovery Reference Model), ένα πλαίσιο που περιγράφει πρότυπα για την ανάκτηση και την ανακάλυψη ψηφιακών δεδομένων κατά τη νομική διαδικασία. Μέσω μιας εξελιγμένης, αλλά απλής διεπαφής, η FileFacets δίνει στις επιχειρήσεις τη δυνατότητα να σαρώσουν πολλαπλές μη δομημένες πηγές δεδομένων και να εντοπίσουν και να προσδιορίσουν, να οργανώσουν και να επεξεργαστούν συγκεκριμένο περιεχόμενο.

Πηγή: EDRM (edrm.net)

Συγχωνεύσεις & εξαγορές

Η FileFacets μπορεί να χρησιμοποιηθεί κατά την ευαίσθητη διαδικασία ενσωμάτωσης συγχωνεύσεων, ώστε να βελτιωθεί η ποιότητα δεδομένων, να μειωθεί ο χρόνος της φάσης ανακάλυψης και να μειωθεί ο κίνδυνος κατάρρευσης μιας συμφωνίας.
 

  • Εσπευσμένη αναζήτηση IP μέσω της μείωσης συνόλων δεδομένων, αφαιρώντας πλεονάζοντα δεδομένα στην πλευρά πωλητή.
  • Προσδιορισμός των σχετικών εγγράφων σε πολλαπλούς χώρους αποθήκευσης και τοποθεσίες, σε email και επιτραπέζιους υπολογιστές.
  • Προσδιορισμός εγγράφων που περιέχουν ευαίσθητες ή προσωπικές πληροφορίες.
  • Αντιγραφή, δόμηση και οργάνωση των περιεχομένων στον χώρο συμφωνιών.
  • Συνδυασμός συνόλων και δομών δεδομένων μετά από το κλείσιμο της συμφωνίας.

Κλήση προσκόμισης στοιχείων

Η FileFacets μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αναζήτηση και την παραγωγή δεδομένων στην περίπτωση κλήσης από δικαστήριο για την προσκόμιση πειστηρίων.
 

  • Μειώστε τα σύνολα δεδομένων αφαιρώντας πλεονάζοντα δεδομένα από αποθήκες επιχειρηματικών δεδομένων.
  • Προσδιορίστε τα σχετικά έγγραφα σε πολλαπλούς χώρους αποθήκευσης και τοποθεσίες, σε email και επιτραπέζιους υπολογιστές.
  • Πολλαπλά κριτήρια αναζήτησης ανά ιδιότητες ή/και μεταδεδομένα εγγράφου (δηλ. ημερομηνία δημιουργίας, τροποποίησης, συντάκτης, τύπος εγγράφου, κ.λπ.)
  • Πολλαπλά κριτήρια αναζήτησης ανά περιεχόμενο ή/και τύπο εγγράφου (δηλ. αναζήτηση ανά τακτικό μοτίβο έκφρασης ή αναζήτηση υποκειμένου)
  • Αντιγράψτε δεδομένα σε έναν κοινό φάκελο για εξαγωγή ή μεταφορά έξω από την επιχείρηση

Πρόωρη αξιολόγηση δεδομένων

Μελέτες δείχνουν ότι τα δεδομένα που κατέχουν οι περισσότεροι οργανισμοί περιέχουν πλεονάζοντα δεδομένα σε ποσοστό περίπου 40-60%. Η μείωση περιττών δεδομένων σε αποθήκες επιχειρηματικών δεδομένων, τοποθεσίες γραφείου και συστήματα αρχείων μπορεί να μειώσει σημαντικά και τον χρόνο και το κόστος της διαδικασίας ηλεκτρονικής ανακάλυψης.
 

  • Συγκεντρώστε και αναλύστε ολόκληρα τα σύνολα επιχειρηματικών δεδομένων σε μία προβολή.
  • Αναζητήστε και αφαιρέστε Πλεονάζοντα, Απαρχαιωμένα και Ασήμαντα δεδομένα (ROT) από πολλαπλά συστήματα

Αναζήτηση περιεχομένου

Μια πρόκληση που αντιμετωπίζεται συχνά από τον Γενικό Σύμβουλο ενός οργανισμού είναι ο εντοπισμός, ο προσδιορισμός και η προσπέλαση των απαραίτητων εγγράφων σε πολλαπλές τοποθεσίες, δικαιοδοσίες και συστήματα του γραφείου. Όπως γίνεται συχνά με την προετοιμασία για μια συγχώνευση ή απόκτηση, με την δυνατότητα αναζήτησης και προσπέλασης εγγράφων χωρίς να ειδοποιηθούν οι εργαζόμενοι μπορεί να επισπευσθεί η διαδικασία και να εξαλειφθεί η αβεβαιότητα στον οργανισμό.
 

  • Προσδιορίστε τα σχετικά έγγραφα σε πολλαπλούς χώρους αποθήκευσης και τοποθεσίες, σε email και επιτραπέζιους υπολογιστές
  • Αδιάλειπτη ροή εργασίας για τμήματα και εργαζομένους.
  • Πολλαπλά κριτήρια αναζήτησης ανά ιδιότητες ή/και μεταδεδομένα εγγράφου (δηλ. ημερομηνία δημιουργίας, τροποποίησης, συντάκτης, τύπος εγγράφου, κ.λπ.)
  • Πολλαπλά κριτήρια αναζήτησης ανά περιεχόμενο ή/και τύπο εγγράφου (δηλ. αναζήτηση ανά τακτικό μοτίβο έκφρασης ή αναζήτηση υποκειμένου)

Συμμόρφωση προς το απόρρητο

Η FileFacets μπορεί να χρησιμοποιηθεί με πολλούς τρόπους για την αντιμετώπιση των απαιτήσεων περί προστασίας δεδομένων και διαχείρισης πληροφοριών για συμμόρφωση προς το απόρρητο και μπορεί να βοηθήσουν τις επιχειρήσεις να προετοιμαστούν για τους κανονισμούς προστασίας δεδομένων όπως ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων (GDPR)
 

  • Εντοπίστε έγγραφα που περιέχουν προσωπικά δεδομένα σε κάθε χώρο αποθήκευσης.
  • Εντοπίστε τύπους και κατηγορίες εγγράφων που είναι πιθανό να περιέχουν ευαίσθητα ή προσωπικά δεδομένα.
  • Ορίστε κανόνες αυτοματοποιημένης επεξεργασίας δεδομένων για να μετριαστεί ο κίνδυνος.
  • Συνεχιζόμενη αναφορά για τα προσωπικά δεδομένα σε ολόκληρη την επιχείρηση, προσδιορίζοντας ποια αρχεία περιέχουν προσωπικά δεδομένα και πού βρίσκονται.

Διακυβέρνηση πληροφοριών

Η FileFacets μπορεί να μετριάσει τον κίνδυνο, να μειώσει τις δαπάνες και να βοηθήσει στην εφαρμογή των καλύτερων πρακτικών στη διαχείριση πληροφοριών (IM) και τη διακυβέρνηση πληροφοριών (IG) συμπεριλαμβανομένων:
 

  • Εξορθολογισμός, οργάνωση και εφαρμογή των βέλτιστων πρακτικών της Διαχείρισης Επιχειρηματικού περιεχομένου (ECM, Enterprise Content Management).
  • Ταξινόμηση, χαρακτηρισμός και δόμηση του περιεχομένου σε πολλαπλούς χώρους αποθήκευσης.
  • Επεξεργασία ROT (εκκαθάριση για Πλεονάζοντα, Απαρχαιωμένα και Ασήμαντα δεδομένα), ταξινόμηση περιεχομένου, εφαρμογή ταξινομίας, απόδοση ιδιότητας μεταδεδομένων και μετακίνηση πολλαπλών αποθηκευτικών χώρων.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα;

Διαβάστε τη Λευκή μας βίβλο για τις «6 Κορυφαίες Δυσκολίες Διακυβέρνησης Πληροφοριών που αντιμετωπίζει ο Νομικός κλάδος (και Πώς να τις λύσετε)» ΕΔΩ

Διαβάστε το φυλλάδιό μας «FileFacets για νομικούς» ΕΔΩ