El proceso legal está lleno de riesgos y puede hacer perder rápidamente tiempo y dinero.
¿Cómo minimiza ese riesgo, el tiempo y el dinero invertido, y maximiza su balance final?

“Sería útil que hubiera sistemas en marcha para librarse de la basura. Parte de la razón por la que e-discovery es tan caro es porque las compañías tienen muchísimos datos que no satisfacen ninguna necesidad empresarial … Las compañías se darán cuenta de que es importante tener bajo control la gobernanza de su información para librarse de los datos que no satisfacen las necesidades empresariales … de formas que mejoren el balance final de la compañía”

— El honorable Andrew J. Peck
Fuente: EDRM (edrm.net)

FileFacets para asuntos legales

FileFacets proporciona la plataforma y metodología para resolver numerosos desafíos relacionados con los datos a los que se enfrentan tanto los profesionales legales como sus clientes. Con años de experiencia en la gobernanza de la información, FileFacets proporciona las herramientas para adquirir datos y la identificación y procesado de los datos en múltiples fuentes.

FileFacets se encuentra en el lado izquierdo del Modelo de Referencia de Descubrimiento Electrónico (EDRM), una infraestructura que describe los estándares para la recuperación, descubrimiento y procesado de los datos digitales durante el proceso legal. A través de una interfaz sofisticada aunque sencilla, FileFacets permite a los negocios examinar múltiples fuentes de datos desestructurados y localizar e identificar, organizar y procesar contenidos específicos.

Fuente: EDRM (edrm.net)

Fusiones y adquisiciones

Se puede utilizar FileFacets durante el proceso de diligencia debida mediante la integración postfusión para mejorar la calidad de los datos, disminuir el tiempo de la fase de descubrimiento y reducir los riesgos de fracaso del acuerdo.
 

  • Acelerar la búsqueda de IP al reducir los conjuntos de datos eliminando los datos redundantes en el lado de la venta.
  • Identificar documentos relevantes en múltiples depósitos y ubicaciones, correos electrónicos y ordenadores.
  • Identificar documentos que contengan información sensible o personal.
  • Poblar, estructurar y organizar los contenidos en la sala de datos virtual.
  • Combinar conjuntos de datos y estructuras tras el cierre del acuerdo.

Citación duces tecum

FileFacets se puede utilizar para la búsqueda y producción de datos en caso de una citación de un tribunal para entregar pruebas.
 

  • Reducir conjuntos de datos eliminando los datos redundantes de los depósitos de datos de la empresa.
  • Identificar documentos relevantes en múltiples depósitos y ubicaciones, correos electrónicos y ordenadores.
  • Múltiples criterios de búsqueda por propiedades o metadatos de los documentos (p. ej., fecha de creación, de modificación, autor, tipo de documento, etc.).
  • Múltiples criterios de búsqueda por contenido o tipo del documento (p. ej., búsqueda de un patrón regular de expresiones o búsqueda por tema).
  • Copiar datos en una carpeta común para exportar o transferir fuera de la empresa.

Evaluación temprana de datos

Los estudios muestran que los datos guardados por la mayoría de las organizaciones contienen entre un 40 y un 60 % de datos redundantes. Reducir los datos innecesarios en todos los depósitos de datos, oficinas y sistemas de archivos de la empresa puede disminuir enormemente tanto el tiempo como el coste del proceso de e-discovery.
 

  • Agregar y analizar conjuntos completos de datos corporativos en una vista.
  • Buscar y eliminar datos Redundantes, Obsoletos y Triviales (ROT) de múltiples sistemas.

Búsqueda de contenido

Un desafío al que se enfrenta a menudo el Consejo General de una organización es localizar, identificar y acceder a los documentos necesarios en múltiples oficinas, jurisdicciones y sistemas. Como suele suceder al prepararse para una fusión o adquisición, la capacidad de búsqueda y acceso a los documentos sin alertar a los empleados puede acelerar el proceso y despejar la incertidumbre en la organización.
 

  • Identificar documentos relevantes en múltiples depósitos y ubicaciones, correos electrónicos y ordenadores.
  • Flujo de trabajo sin interrupciones de los departamentos y los empleados.
  • Múltiples criterios de búsqueda por propiedades o metadatos de los documentos (p. ej., fecha de creación, de modificación, autor, tipo de documento, etc.).
  • Múltiples criterios de búsqueda por contenido o tipo del documento (p. ej., búsqueda de un patrón regular de expresiones o búsqueda por tema).

Cumplimiento de la privacidad

FileFacets se puede utilizar de numerosas formas para cumplir los requisitos de protección de los datos y de la gestión de la información para el cumplimiento de la privacidad, y puede ayudar a las empresas a prepararse para las normativas de protección de datos como la Regulación General de Protección de Datos (RGPD).
 

  • Identificar los documentos que contengan datos personales en cada depósito.
  • Identificar categorías y tipos de documentos que es probable que contengan datos sensibles o personales.
  • Definir normas de procesamiento automático de los datos para disminuir el riesgo.
  • Informes continuos acerca de los datos personales en toda la empresa, identificando qué archivos contienen datos personales y dónde residen.

Gobernanza de la información

FileFacets puede reducir los riesgos, disminuir los gastos y ayudar a implementar las mejores prácticas de la gestión de la información (IM) y la gobernanza de la información (IG), incluyendo:
 

  • Racionalizar, organizar y posibilitar las mejores prácticas de la Gestión del Contenido Empresarial (ECM).
  • Clasificar, atribuir y estructurar el contenido en múltiples depósitos.
  • Procesamiento de ROT (purgar los datos Redundantes, Obsoletos y Triviales), clasificación del contenido, implementación de taxonomía, atribución de metadatos y migración de multidepósitos.

¿Quiere saber más?

Lea nuestro libro blanco acerca de los 6 desafíos más importantes sobre gobernanza de la información a los que se enfrenta el sector legal (y cómo resolverlos) AQUÍ

Lea nuestro folleto FileFacets para asuntos legales AQUÍ