Il processo giuridico è pieno di rischi e può rapidamente esaurire il tempo e le risorse finanziarie.
Come è possibile minimizzare questo rischio, il tempo e il denaro investito, e massimizzare i risultati?

“Sarebbe utile se esistessero sistemi in grado di eliminare la spazzatura. Una delle ragioni per cui l’esplorazione elettronica è così costosa è perché le aziende hanno così tanti dati che non servono a nulla per le loro attività… Le aziende si renderanno conto che è importante assumere il controllo della propria information governance per eliminare i dati privi di senso economico… con modalità in grado di migliorare i risultati aziendali.”

— On. Andrew J. Peck
Fonte: EDRM (edrm.net)

FileFacets per Studi Legali

FileFacets fornisce la piattaforma e la metodologia per la risoluzione di numerose sfide relative ai dati che coinvolgono sia i professionisti dell’ambito giuridico che i loro clienti. Grazie all’esperienza pluriennale nell’information governance, FileFacets fornisce gli strumenti per acquisire, identificare ed elaborare dati provenienti da varie fonti.

FileFacets contribuisce all’attuazione dell’Electronic Discovery Reference Model (EDRM), un quadro normativo che delinea gli standard per il recupero e l’esplorazione dei dati digitali durante il processo giuridico. Attraverso un’interfaccia sofisticata ma semplice, FileFacets consente alle aziende di ricercare all’interno di sorgenti di dati non strutturati e di identificare, organizzare ed eseguire azioni su contenuti specifici.

Fonte: EDRM (edrm.net)

Fusioni e acquisizioni

FileFacets può essere utilizzato durante il processo di due diligence fino all’integrazione a seguito della fusione, per migliorare la qualità dei dati, diminuire il tempo della fase di esplorazione e ridurre il rischio di farsi sfuggire affari.
 

  • Ricerca rapida dell’IP grazie dalla riduzione dei dati a seguito della rimozione dei dati ridondanti del sell side.
  • Identifica i documenti importanti situati in più archivi e posizioni, nelle e-mail e nei desktop.
  • Identifica i documenti che contengono informazioni sensibili o personali.
  • Inserisce, struttura e organizza i contenuti relativi alle transazioni (deal room).
  • Unifica i dati e le strutture dopo la firma del contratto.

Mandati di comparizione per la presentazione di prove

FileFacets può essere utilizzato per la ricerca e la presentazione dei dati nell’eventualità di un mandato di comparizione ordinato dal tribunale per la presentazione delle prove.
 

  • Riduzione dei dati attraverso la rimozione dei dati ridondanti dagli archivi aziendali.
  • Identificazione dei documenti importanti situati in più archivi e posizioni, nelle e-mail e nei desktop.
  • Criteri di ricerca multipli in base alle proprietà del documento e/o ai metadati (p. es. data di creazione, di modifica, autore, tipo di documento ecc.)
  • Criteri di ricerca multipli in base ai contenuti e/o al tipo di documento (p. es. ricerca con modelli di espressioni regolari o ricerca per argomento)
  • Copia dei dati in una cartella comune per l’esportazione o il trasferimento all’esterno dello studio

Valutazione dei primi dati

Gli studi indicano che i dati raccolti dalla maggior parte delle organizzazioni contengono il 40-60% di dati ridondanti. La riduzione dei dati non necessari in tutti gli archivi aziendali, le sedi degli uffici e i file system può ridurre moltissimo sia il tempo che il costo di un processo di esplorazione (e-Discovery).
 

  • Aggregazione e analisi dei dati dell’intera azienda da una sola vista.
  • Ricerca ed eliminazione dei dati ROT (redundant, obsolete and trivial) da sistemi multipli.

Ricerca di contenuti

Una sfida che si presenta spesso agli occhi del Responsabile Area Legale di un’organizzazione è quella di trovare, identificare ed accedere ai documenti necessari attraverso uffici situati in diversi luoghi, in diverse giurisdizioni o su sistemi diversi. Come accade spesso in preparazione di una fusione o di un’acquisizione, la possibilità di cercare e accedere ai documenti senza allertare i dipendenti può accelerare il processo e diminuire l’incertezza all’interno dell’organizzazione.
 

  • Identificazione dei documenti importanti situati in più archivi e posizioni, nelle e-mail e nei desktop.
  • Flusso di lavoro continuo per le divisioni e i dipendenti.
  • Criteri di ricerca multipli in base alle proprietà del documento e/o ai metadati (p. es. data di creazione, di modifica, autore, tipo di documento ecc.)
  • Criteri di ricerca multipli in base ai contenuti e/o al tipo di documento (p. es. ricerca con modelli di espressioni regolari o ricerca per argomento)

Protezione dei dati personali

FileFacets può essere usato in varie modalità per soddisfare i requisiti relativi alla protezione dei dati e alla gestione delle informazioni e può aiutare le imprese a prepararsi ai regolamenti relativi alla protezione dei dati come il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (RGPD)
 

  • Identificazione dei documenti che contengono dati personali in ogni archivio;
  • Identificazione dei tipi e le categorie di documenti che più probabilmente contengono dati sensibili o personali;
  • Definizione di regole per l’elaborazione automatica dei dati per ridurre i rischi;
  • Reporting continuo relativo ai dati personali in tutta l’azienda, identificando quali file contengono i dati personali e dove si trovano.

Information Governance

FileFacets può ridurre i rischi, i costi e contribuire all’adozione delle prassi migliori nella gestione dell’informazione (information management, IM) e nell’information governance (IG), tra cui:
 

  • La razionalizzazione, l’organizzazione e l’adozione delle migliori pratiche nella gestione dei contenuti d’impresa (ECM);
  • La classificazione, l’attribuzione e l’organizzazione di contenuti attraverso più archivi;
  • L’elaborazione dei ROT (pulizia dei dati ridondanti, obsoleti e irrilevanti), classificazione dei contenuti, implementazione della tassonomia, attribuzione dei metadati e migrazione multi-archivio.

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