Ridurre i costi e i rischi tramite una sofisticata analisi dei contenuti, l’identificazione dei dati e il trasferimento sicuro dei dati, con una soluzione altamente automatizzata e scalabile.

La piattaforma FileFacets

FileFacets è una piattaforma online per la protezione dei dati personali e l’analisi aziendale che aiuta le aziende a trovare ed elaborare contenuti non strutturati provenienti da varie fonti in tutta l’organizzazione, con lo scopo di proteggere i dati sensibili e minimizzare i rischi.

Questa piattaforma consente alle organizzazioni di effettuare esplorazioni sofisticate dei dati e ricerche avanzate dei contenuti di reti, server, computer fissi e portatili, identificandoli per proteggere le informazioni aziendali sensibili e quelle di identificazione personale (PII, Personally Identifiable Information), rimuovendo i dati ROT (redundant, obsolete and trivial) e semplificando il trasferimento sicuro dei dati tra archivi.

Architettura cloud ibrida

Viene installato un agente software su una macchina virtuale all’interno dell’ambiente dell’impresa; l’accesso alla piattaforma FileFacets avviene tramite un browser internet. Tutti i contenuti sorgente rimangono dove sono, nei loro archivi nativi – nessun contenuto viene copiato sul cloud – così tutti i dati aziendali e sensibili resteranno al sicuro.

Ricerca a tutto testo

FileFacets effettua una scansione di tutti i documenti per creare un indice a tutto testo dal quale gli utenti possono utilizzare ricerche con espressioni regolari tramite modelli o parole chiave per trovare esattamente quello che stanno cercando – o per esplorare contenuti che non sapevano di possedere – attraverso le cartelle condivise, i sistemi aziendali di gestione dei contenuti, le mail e i computer.

Raggruppamento dinamico

Tieni assieme i dati collegati grazie al raggruppamento dinamico di FileFacets.

L’utente può costruire un modello che creerà raggruppamenti in base all’argomento, come ad esempio un gruppo con tutti i dati che contengono dati di identificazione personale, come patenti di guida o informazioni sanitarie.

Classificazione dell’autoapprendimento

FileFacets impara dalle decisioni precedenti che ha preso durante la classificazione dei dati.

Mentre classifica i dati, FileFacets registra le Sue tendenze e semplifica lo smistamento degli elementi in base alle abitudini di raggruppamento di un utente.

FileFacets ricerca attraverso più reti ed ambienti basati sul cloud.

Ambienti di file sharing

FileFacets ricerca e raggruppa le informazioni di identificazione personali contenute negli archivi non strutturati di file sharing basati sulla rete o sul cloud.

Sistemi aziendali di gestione dei contenuti

FileFacets collabora con le maggiori piattaforme di gestione dei contenuti aziendali, consentendo agli utenti di ricercare e raggruppare informazioni di identificazione personale provenienti da sistemi multipli.

Server Microsoft Exchange

FileFacets consente agli utenti di scoprire ed eseguire azioni sulle informazioni sensibili eventualmente presenti in Exchange.

Computer personali

FileFacets effettua ricerche relative ai dati di identificazione personale presenti sui computer aziendali e consente agi utenti di suddividere i contenuti personali da quelli aziendali.


Dashboard

Individuazione e visualizzazione dei contenuti in tutta l’azienda.

Casi di utilizzo

  • Analisi dei contenuti
  • Inventario e indicizzazione aziendale
  • Analisi economica d’impresa e pianificazione strategica
  • Progettazione dello stoccaggio e dell’accesso ai dati
  • Strumento di vendita MSP
  • Strumento di vendita point-of -interest (POI)
  • Analisi approfondita dei ROT (file ridondanti, obsoleti e irrilevanti)


Pulizia file

Molti archivi di file contengono una grande quantità di file senza alcun valore per l’azienda. Tra questi potrebbero esserci file ROT (ridondanti, obsoleti e irrilevanti). In questa fase, gli utenti possono creare regole per identificare i file ROT ed eseguire su di loro le azioni appropriate. Questi file possono aumentare sempre più la difficoltà di gestione della vostra struttura e possono intasare il sistema. Il modulo di pulizia file di FileFacets consente di ritrovare e di gestire facilmente i ROT.

Casi di utilizzo

  • Pulizia dei ROT
  • Deduplicazione
  • Dismissione di server
  • Ristrutturazione della forza lavoro
  • Conservazione per scopi legali
  • Politiche di responsabilità legale
  • Allineamento e confronto di archivi


Enterprise ID

I progetti Enterprise ID vengono generalmente creati per la ricerca di file ROT (ridondanti, obsoleti e irrilevanti) e di informazioni di identificazione personale (PII) all’interno di archivi utilizzati in tutta l’azienda. Gli utenti hanno a disposizione un’ampia gamma di funzionalità per individuare i dati in possesso dell’organizzazione. Le ricerche tramite espressioni regolari e parole chiave consentono la definizione di regole ed etichette per i dati sensibili.

Casi di utilizzo

  • Esplorazione dei dati
  • Disinvestimenti / vendite di cespiti
  • Fusioni e acquisizioni
  • Integrazione a seguito di fusione
  • Processo aziendale per l’RGPD
  • Processo aziendale per la conformità alle norme sulla privacy
  • Conformità normativa
  • Migrazioni di dati
  • Ristrutturazione dei dati
  • Integrazione ed estrazione dei metadati
  • Mappatura dei metadati
  • Information Governance
  • Gestione dei dati


RGPD – Capitolo 3

Il modulo RGPD Capitolo 3 di FileFacets consente agli utenti di ricercare, individuare, identificare, controllare ed eseguire azioni sui file che contengono i dati personali di un individuo, indipendentemente dalla loro posizione negli archivi dell’organizzazione, includendo le e-mail e i computer aziendali. Questo consente alle aziende di soddisfare i requisiti per le Richieste di Accesso degli Interessati (SAR) descritte al capitolo 3 dell’RGPD: Diritti dell’interessato.

Casi di utilizzo

  • Diritto all’accesso
  • Diritto alla cancellazione
  • Diritto alla portabilità dei dati
  • Diritto alla notifica
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Define Subject
FileFacets allows users to input search criteria for data subjects and the personal data related to that subject, for example: name, address, date of birth, email and phone number. Users can do this manually or by uploading a .csv file containing the defined values, for example, a customer list or employee list.

 

Review & Action Subject Requests
FileFacets will search for and display a list of all the files that contain the personal data of a Subject based on the search terms defined. Users can audit the results and see which files may also contain the personal data of others.

Users can then audit and action the content based on the request:

Article 15 – Right of access by the data subject

  • Create a report of all files that contain the personal data of the Subject to present to the Subject

Article 17 – Right to erasure (‘right to be forgotten’)

  • Audit and exclude files that must be retained for business or other purposes
  • Delete selected files from the source repository, email or desktop
  • Provide report of deleted content

Article 20 – Right to data portability

  • Audit and exclude files that contain personal data of others or cannot shared with the Subject for business or other purposes
  • Copy files to a defined location for transferring to the Subject

 

Repository Reporting
FileFacets will search for and display a list of all the files that contain the personal data within a businesses’ data stores. Reports can be exported to use for notifying the Data Protection Authority and/or the individual(s) affected in the event of a data breach.

Users can view and audit the list based on the report and recipients:

Article 33 – Notification of a personal data breach to the supervisory authority

  • Audit Report : view and export a list of all files that contain personal data from all locations

Article 34 – Communication of a personal data breach to the data subject

  • Breach Report: view and export a list of all files that contain personal data, by specific location or repository

Richiedi una demo di FileFacets

Compili il modulo e Le illustreremo tutte le caratteristiche della nostra piattaforma. Osservi in prima persona come FileFacets può risolvere le sfide affrontate dalla Sua organizzazione.