Juridische processen zijn risicovol en kunnen snel veel geld en tijd kosten.
Hoe minimaliseert u dat risico, geïnvesteerde tijd en geld, en maximaliseert u uw winstgevendheid?

“Het zou nuttig zijn als er systemen zouden zijn die de troep opruimen. Een van de redenen dat e-discovery zo kostbaar is dat bedrijven zoveel gegevens hebben die geen zakelijk nut dienen… Bedrijven gaan zich realiseren dat het belangrijk is om hun informatiebeheer onder controle te krijgen om gegevens te verwijderen die geen zakelijk nut hebben… op manieren die de winstgevendheid van bedrijven verbeteren.”

— De edelachtbare Andrew J. Peck
Bron: EDRM (edrm.net)

FileFacets voor juridische doeleinden

FileFacets biedt het platform en de methodologie om een aantal gegevens-gerelateerde uitdagingen op te lossen waar zowel juridische professionals als hun cliënten mee om moeten gaan. Met jarenlange ervaring in informatiebeheer biedt FileFacets de hulpmiddelen voor het verkrijgen van gegevens en de identificatie en bewerking van gegevens over meerdere bronnen.

FileFacets staat links van het electronic discovery referentiemodel (EDRM), een kader dat standaarden biedt voor het herstel en detectie van digitale gegevens tijdens een juridisch proces. Door een geavanceerde en toch simpele interface stelt FileFacets bedrijven in staat om meerdere ongestructureerde gegevensbronnen te scannen en om specifieke inhoud te lokaliseren en identificeren, organiseren en bewerken.

Bron: EDRM (edrm.net)

Fusies & overnames

FileFacets kan gebruikt worden tijdens het due diligence proces tot aan post-fusie integratie om gegevenskwaliteit te verbeteren, de discovery-fase te verkorten en het risico op het mislukken van deals te verminderen.
 

  • Bevorder IP-zoekopdrachten door datasets te verkleinen door overbodige gegevens aan de verkoopkant te verwijderen.
  • Identificeer relevante documenten over meerdere opslagplaatsen en -locaties, e-mail en desktops.
  • Identificeer documenten die gevoelige of persoonlijke informatie bevatten.
  • Vul, structureer en organiseer de inhoud in de vergaderkamer.
  • Combineer datasets en -structuren na het sluiten van de deal.

Dagvaarding voor bewijslevering

FileFacets kan worden gebruikt bij het zoeken en produceren van gegevens in het geval van een dagvaarding voor bewijslevering van de rechtbank.
 

  • Verklein datasets door overbodige gegevens te verwijderen uit de gegevensopslag van het bedrijf.
  • Identificeer relevante documenten over meerdere opslagplaatsen en -locaties e-mail en desktops.
  • Meerdere zoekcriteria op documenteigenschappen en/of metadata (d.w.z. datum waarop het bestand is gemaakt of gewijzigd, de auteur, het documenttype, etc.)
  • Meerdere zoekcriteria op documentinhoud en/of -type (d.w.z. zoekopdracht op patroon van regelmatige uitdrukkingen of onderwerp)
  • Kopieer gegevens naar een gemeenschappelijke folder voor export of overdracht buiten de onderneming

Vroege gegevensevaluatie

Studies tonen aan dat de gegevens die de meeste organisaties bewaren tussen de 40 – 60% overbodige gegevens bevatten. Het verminderen van onnodige gegevens in de opslagplaatsen, kantoorlocaties en bestandssystemen van de onderneming kan de tijd en kosten van een e-discovery-proces sterk verminderen.
 

  • Aggregeer en analyseer datasets van de hele onderneming in één overzicht.
  • Zoek naar en verwijder overbodige, verouderde en onbeduidende (ROT; Redundant, Obsolete and Trivial data) gegevens uit meerdere systemen

Zoeken naar inhoud

Een uitdaging waar de juridische afdeling van een bedrijf vaak mee geconfronteerd wordt is het lokaliseren, identificeren en toegang verkrijgen tot benodigde documenten in verschillende kantoorlocaties, jurisdicties en systemen. Zoals vaak het geval is bij het voorbereiden voor een fusie of overname, kan de mogelijkheid om te zoeken naar en toegang te krijgen tot documenten zonder daarbij werknemers te waarschuwen, het proces versnellen en onzekerheid in de onderneming verminderen.
 

  • Identificeer relevante documenten over meerdere opslagplaatsen en -locaties e-mail en desktops
  • Ononderbroken werkstroom voor afdelingen en werknemers.
  • Meerdere zoekcriteria op documenteigenschappen en/of metadata (d.w.z. datum waarop het bestand is gemaakt of gewijzigd, de auteur, het documenttype, etc.)
  • Meerdere zoekcriteria op documentinhoud en/of -type (d.w.z. zoekopdracht op patroon van regelmatige uitdrukkingen of onderwerp)

Privacynaleving

FileFacets kan op een aantal manieren gebruikt worden om gegevensbeveiliging en informatiebeheerverplichtingen voor privacynaleving te voldoen en kan ondernemingen helpen bij het voorbereiden voor gegevensbeschermingregelgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
 

  • Identificeer documenten die persoonsgegevens bevatten in elk register.
  • Identificeer documenttypen en -categorieën die waarschijnlijk gevoelige of persoonlijke gegevens bevatten.
  • Definieer geautomatiseerde gegevensverwerkingsregels om risico’s te verminderen.
  • Doorlopende rapportage over persoonlijke gegevens, in de gehele onderneming, waarbij geïdentificeerd wordt welke bestanden er persoonsgegevens bevatten en waar die zich bevinden.

Informatiebeheer

FileFacets kan risico’s verminderen, kosten verlagen en assisteren bij het implementeren van de beste werkwijzen voor informatiemanagement (IM) en informatiebeheer (IG; information governance), inclusief:
 

  • Het rationaliseren, organiseren en faciliteren van de beste werkwijzen voor Enterprise Content Management (ECM).
  • Classificeren, kenmerken en structureren van inhoud over meerdere opslagplaatsen.
  • ROT-verwerking (verwijderen van overbodige, verouderde en onbeduidende gegevens (Redundant, Obsolete and Trivial data), contentclassificatie, taxonomietoepassing, metadata-attributie en migratie van meerdere registers.

Meer weten?

Lees onze whitepaper over ‘de top-6 uitdagingen in informatiebeheer waar de juridische industrie mee moet omgaan (en hoe u ze oplost) HIER

Lees onze brochure ‘FileFacets voor juridische doeleinden’ HIER